روابط عمومی به عنوان یک تخصص و هنر نقش بسیاری مهم و بسزایی در برقراری و تسهیل ارتباط دو طرفه مدیران سازمان‌ها و آحاد مردم دارد، به طوری که امروزه کمتر سازمانی را می‌توان یافت که خود را بی‌نیاز از روابط عمومی بداند و با توجه به توسعه روزافزون فعالیت‌ها در داخل و خارج مجموعه ها، ارائه گزارش‌های عملکرد و لزوم اطلاع آحاد جامعه از دستاوردهای آن و تاثیر مثبت آن در برنامه‌های پیشرفت و توسعه، وجود سیستم اطلاع رسانی مطلوب و مناسب و انعکاس واقعیت‌ها و اقدامات انجام شده توسط روابط عمومی‌ها برای مردم،ضروری است.

منظور از روابط عمومی الکترونیک استفاده از تازه‌ترین تکنولوژی‌های اطلاعاتی به منظور انجام بهینه ماموریت‌های روابط عمومی می‌باشد، در عصر دیجیتال که همه پدیده‌ها مبتنی بر IT و ICT شده است، روابط عمومی‌ها چاره‌ای جز حرکت به سمت دیجیتالی شدن ندارند. باید پذیرفت که در شرایط کنونی جامعه، توسعه ی روابط عمومی الکترونیک نه تنها یک ضرورت، بلکه یک الزام غیر قابل انکار است که خواسته یا ناخواسته باید به سوی آن برویم.

روابط عمومی ها به دلایل مختلف باید بتوانند گام به گام و در عین حال با سرعتی قابل قبول، روش های سنتی را کنار گذاشته و با استفاده از ابزار روابط عمومی الکترونیک، وظایف خود را انجام دهند و یا تلفیقی از روابط عمومی سنتی و الکترونیک را بکار گیرند؛ چرا که مخاطب امروز با مخاطب دیروز متفاوت است. مخاطبان امروزی، خود به دنبال اطلاعات رفته و منتظر دریافت اطلاعات از دیگران نیستند، بنابراین روابط عمومی‌ها باید بتوانند با استفاده از شیوه های نوین، اطلاعات لازم مخاطب را در سریعترین زمان ممکن در اختیار وی قرار دهند.

حجم وسیع اطلاعات و داده‌های گسترده که هر روزه نیز بر میزان آن افزوده می‌شود، یکی دیگر از الزامات حرکت به سمت روابط عمومی الکترونیک محسوب می‌شود، چرا که روش های سنتی قادر به دسته‌بندی و ایجاد امکان دسترسی به حجم بالای داده‌های سازمان‌های اجتماعی، اقتصادی، فرهنگی و خدماتی نیستند و تنها روابط عمومی الکترونیک می‌تواند با استفاده از فناوری‌های نوین، این مشکل را مرتفع کند.

عصر ارتباطات و اطلاعات، شرایط بین‌المللی و بهره گیری از رایانه و اینترنت در معادلات بین المللی، دیگر ضرورت اجتناب ناپذیر پرداختن به روابط عمومی الکترونیک است، به گونه‌ای که دیگر نمی‌توان اطلاعات دنیا را از طریق اینترنت دریافت کرد و با روش‌های سنتی و معمول به آنها پاسخ داد. در چنین شرایطی تنها از طریق روابط عمومی الکترونیک، تعامل با کشورهای دنیا قابل توسعه بوده و می توان به آن عمق بخشید.

اما شاید عمده‌ترین سؤالات ما در عصر اینترنت این باشد که چگونه می‌توانیم درجهت اهداف روابط عمومی از سرویس‌های الکترونیک استفاده کنیم و مهم تر اینکه چگونه می‌توان توسط این سرویس‌ها ارتباط مشتری و یا مخاطب را با روابط عمومی برقرار کرد.

در این راستا باید نکات زیر را مد نظر قرار دهیم؛

۱٫ نوع جدیدی از مخاطبان با رسانه‌های الکترونیک در حال شکل گیری هستند.

۲٫ روابط عمومی به گونه‌ای فزآینده در حال تغییر و گسترش است.

۳٫ روابط عمومی‌ها از ارتباط مستقیم به ارتباط از طریق تکنولوژی ارتباطات روی می‌آورند.

تکنیک‌های جدید، مناسبات ارتباطی میان روابط عمومی‌ها و مخاطبان آنها را تغییر خواهد داد، اما پیام رسانی یک مسوولیت مداوم برای روابط عمومی‌ها باقی خواهد ماند.

روابط عمومی الکترونیک، سازمان‌ها را از قید و بند محدودیت‌های زمانی و مکانی رها ساخته و به توسعه‌ی روابط عمومی و در نهایت به توسعه ی کشور، محل‌های کار و مسئولیت‌پذیری کمک خواهد کرد.

البته نباید از نظر دور داشت که بحث آموزش در روابط عمومی آن هم در چنین شرایطی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. برگزاری دوره‌های آموزشی کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت و همایش‌های علمی منطقه‌ای، ملی و بین المللی با استفاده از حضور اساتید مجرب و موفق در این عرصه می‌تواند شرایط مساعدتری را برای پذیرش این تغییر و ایجاد انگیزه‌های بیشتر در مدیران، دست اندرکاران و متولیان روابط عمومی در کشور مهیا نماید. البته در این حوزه نیز مانند سایر حوزه‌ها در بهره‌گیری از تکنولوژی‌های روز دنیا با تأخیری قابل تأمل نسبت به کشورهای توسعه یافته مواجه هستیم و باید در این مسیر با سرعت بیشتری گام برداریم. هر چند که اقدامات صورت گرفته در این عرصه مانند برگزاری همایش‌های بین‌المللی، وبلاگ‌ها و پایگاه‌های تخصصی روابط عمومی را می‌توان برای شروع حرکت به سمت روابط عمومی الکترونیک، مناسب و مفید ارزیابی کرد.

باید تاکید نمود که در عصر حاضر روابط عمومی الکترونیک، از ضرورت‌های اجتناب ناپذیر دولت الکترونیک بوده و روابط عمومی الکترونیک است که می‌تواند و باید زمینه‌های لازم و بسترسازی مناسب را برای تحقق دولت الکترونیک فراهم نماید؛ چرا که هرگونه بی‌توجهی نسبت به تربیت شهروند الکترونیک، باعث خواهد شد انرژی و هزینه‌های مربوط به ایجاد دولت الکترونیک هدر رفته و آن را با شکست مواجه کند.

با این همه، روشن است که نیاز به توسعه آموزش و تربیت شهروند الکترونیکی، به اندازه ایجاد زیرساخت‌های ارتباطی برای توسعه IT در کشور از اهمیت برخوردار است و اهمیت بخشی به روابط عمومی الکترونیک از سوی دولتمردان و سیاست گزاران عرصه روابط عمومی، می‌تواند این شرایط را تسهیل نماید.

همچنین در این عصر عدم آشنایی کارشناسان روابط عمومی و دست اندرکاران آن با IT از چالش‌های جدی است که می‌تواند در بلند مدت به صورت یک بحران ظهور نماید. این دانستن عملی استفاده از ابزار دیجیتال و آگاهی علمی از روابط عمومی است که به فرآیند روابط عمومی الکترونیک منتهی می‌شود. منظور از روابط عمومی الکترونیک صرفاً در استفاده از ابزار دیجیتالی نیست بلکه اصل اساسی داشتن علاقه، دانش، تجربه و آگاهی به اصول و فنون رشته‌ی روابط عمومی و ارتباطات است.

دولت‌ الکترونیک‌ مستلزم‌ پیش‌ زمینه‌ و تمهیداتی‌ است‌که داشتن‌ فناوری‌های‌ پیشرفته‌ اطلاعاتی‌ و ارتباطی‌ اساس‌ آن بشمار می‌رود. هرکشوری‌ که‌ بخواهد سهم‌ قابل‌ توجهی‌ از اقتصاد جهانی‌ را داشته‌ باشد، باید بتواند خود را مجهز به‌ یک‌ زیرساخت‌ مخابراتی‌ پیشرفته‌ کرده‌ و از حداکثر فناوری‌ها استفاده‌ کند. فناوری‌ مخابراتی‌ در قالب‌ سیستم‌های‌ سوییچینگ‌، ماهواره‌، فیبر نوری‌ و مایکروویو به‌ عنوان‌ زیرساخت‌ شبکه‌های‌ ارتباطی‌ و اطلاعاتی‌ عمل‌ می‌کنند. تحقق و توسعه دولت الکترونیک می تواند نتایج خوبی به همراه داشته و رسالت خود را به نحو احسن به انجام رساند.

دولت الکترونیک شیوه‌ای برای حصول اطمینان از اینکه همه شهروندان به گونه‌ای یکسان از فرصت مشارکت در تصمیماتی برخوردارند که به نوعی بر وضعیت و کیفیت زندگی آنها تاثیر می‌گذارد. این شکل جدید، شهروندان را از مصرف‌کنندگان منفعل خدمات دولتی به بازیگران فعال تبدیل می‌کند که می‌توانند درباره نوع خدماتی که به آن نیاز دارند اظهارنظر کنند.

دولت الکترونیک با به کارگیری فناوری‌های جدید ارتباطی و اطلاعاتی به بهبود فرآیندهای ارایه خدمات در بخش عمومی، تسریع ارایه خدمات به شهروندان، پاسخگوترشدن ماموران دولتی، شفاف شدن اطلاعات، کاهش فاصله میان مردم و دولتمردان، مشارکت اثربخش تر شهروندان و اعضای جامعه مدنی در فرآیند تصمیم گیری عمومی، گسترش عدالت اجتماعی از طریق فرصت‌های برابر افراد برای دسترسی به اطلاعات و…. کمک شایانی می‌کند و دولت ها چنانچه بخواهند در مسیر تحقق ایده آل حرکت کنند باید به ابزار نیرومندی همچون دولت الکترونیک مسلح باشند.

دولت‌ الکترونیک‌ می‌تواند به‌ حکومت‌ها در بهبود ارتباطات‌ و تامین‌ رضایت‌ مردم‌، همچون ایجاد ارتباط‌ دو طرفه‌ بین‌ مردم‌ و مسئولان‌ از راه‌های‌ مختلف‌ را میسر می‌سازد. اطلاع‌رسانی‌ و آگاه‌ کردن‌ مردم‌ از مصوبات‌، مقررات‌ و مجموعه‌ وظایف‌ و اختیارات‌ دولت‌ و نیز مشارکت‌ آنان‌ در تقسیم‌سازی‌ از طریق‌ نظرسنجی‌ الکترونیکی‌ و ایجاد صندوق‌ شکایات‌ از طریق‌ پست‌ الکترونیکی‌، پاسخگویی‌ سریع‌ به‌ خواسته‌ها و شکایات‌ مردم‌، شیوه‌هایی‌ است‌ که‌ دامنه‌ ارتباطات‌ مردمی‌ را بیش‌ از پیش‌ گسترده‌ و بهینه‌ می‌کند و عرضه‌ خدمات‌ عمومی‌ به‌ صورت‌ الکترونیک‌، مانند پرداخت‌ هزینه‌های‌ آب‌، برق‌، تلفن‌، قبض‌ جریمه‌، رزرو بلیت‌ و صدور گذرنامه‌ مزایایی‌ از جمله‌ صرفه‌جویی‌ در وقت‌ و نیروی‌ انسانی‌، کاهش‌ ترددهای‌ درون‌ شهری‌ و بین‌ شهری‌ و کاهش‌ بار ترافیک‌ دارد و این‌ امور می‌تواند در روش‌ زندگی‌ مردم‌ و تامین‌ رفاه‌ و رضایت‌ آنان‌ تاثیر بسزایی‌ داشته‌ باشد، که در نهایت می تواند موجبات توسعه‌ و رشد اقتصادی‌، اجتماعی‌، فرهنگی‌ و سیاسی‌ را در کشور فراهم سازد. متمرکز شدن‌ فعالیت‌های‌ دولتی‌ در امور اقتصادی‌، شفاف‌ بودن‌ ضوابط‌ و مقررات‌،که خویشاوند سالاری‌ و زدوبندها و رانت‌جویی‌ را تا حد قابل توجهی از میان می برد.

در پایان این را باید گفت که تحقق و توسعه دولت الکترونیک مستلزم روابط عمومی الکترونیک است تا بتواند مسئولیت‌های اطلاع رسانی را به عهده بگیرد و در زمینه‌های مختلف توسط روش‌های نوین با هزینه‌های کم و در عین حال کارآمد نقش ایفا کند.